01
PDF-ul pleaca pe grup
WhatsApp tine actul o saptamana. Peste o luna nu-l mai gaseste nici prestatorul, nici comitetul.
Facility · un cont · doua parti
Documentul tehnic, intr-un singur cont.
Prestatorul emite, semneaza si trimite. Beneficiarul primeste exact acel PDF. Fara grupuri, fara dosare pierdute.
PFM · document nou
TrimisNumar document
PFM-2026-0042
Raport de interventie
Prestator
Beneficiar
Raport de interventie
Pompa recirculare ACM · Bloc 4, Sc. A
Beneficiar
Asoc. Bloc 4, Sc. A
Semnatura si stampila
aplicate pe PDF
Locatie la emitere
GPS · 03.10.2026, 12:40
Citit de comitet
asteapta deschiderea
PDF
DescarcaPDF generat · 1 pagina
PFM-2026-0042
Trimis catre comitet
in aplicatie · fara email la apartamente
01 · Unde se pierde documentul
Documentul rareori se pierde pe teren. Se pierde intre unelte care nu vorbesc intre ele.
02
Semnatura e o poza
Stampila in poza, mailul in sent, fisierul pe un desktop. Nimic nu spune cine a emis si de unde.
03
Beneficiarul cere actul
Comitetul intreaba. Prestatorul cauta. Membrii vad documente care nu sunt pentru ei.
04
Arhiva sta la un om
La sfarsitul anului, dosarul e in calculatorul cuiva. Daca pleaca omul, pleaca si evidenta.
02 · Drumul actului
De la teren la arhiva, in acelasi cont.
01 / 04
Etapa 01 · Emite
Alegi documentul. Restul e deja in cont.
Informare, necesitate, deviz, interventie sau proces verbal. Firma, logo si beneficiarul raman aceleasi. Se schimba doar continutul.
- Cinci tipuri, un singur editor
- Datele beneficiarului din cont
- Numar nou la fiecare copie
02 / 04
Etapa 02 · Semnezi
PDF-ul iese gata de dovedit.
Logo, semnatura si stampila stau pe document. La emitere se prinde locatia, ora si IP-ul. Nu mai lipesti poze peste un Word.
- Semnatura si stampila pe PDF
- Locatie GPS la emitere
- Poze in anexa, nu pe chat
03 / 04
Etapa 03 · Trimite
Ajunge la comitet, nu la tot blocul.
Documentul trimis nu se mai modifica. Beneficiarul vede exact acel PDF. Emailul pleaca doar catre asociatie, niciodata catre apartamente.
- In aplicatie, in contul beneficiarului
- Email doar catre comitet
- Membrii vad doar ce le e adresat
04 / 04
Etapa 04 · Pastrezi
Arhiva ramane a firmei, nu a unui laptop.
Tot ce s-a emis sta pe luna si pe an. Descarci oricand. O versiune noua se face prin duplicare si primeste numar nou.
- Arhiva pe luna si an
- Documentul trimis e inghetat
- Copia pleaca din textul vechi
03 · Cele cinci documente
Acelasi flux. Continutul se schimba.
04 · Pentru cine e construit
Doua conturi. Un document.
Prestatori de facility
Echipe care intra in bloc, fac lucrarea si trebuie sa lase un act semnat, nu un mesaj.
Asociatii de proprietari
Comitetul primeste documentul in cont. Membrii vad doar ce le este adresat.
Cine tine evidenta
Administratorul deschide arhiva pe luna, nu un folder numit «de trimis».
Intra
Emite primul document din cont, nu dintr-un grup.
Logo, semnatura, beneficiar, PDF si arhiva stau in acelasi loc. Beneficiarul il deschide cand ii trebuie.
Intra in cont